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  • Julia Kuntz

Hinter der Bühne

Aktualisiert: 31. Okt. 2021

Hinter der Bühne ist heutzutage hinter dem Laptop. Im Büro. Oder in der Sonne auf einem Campingstuhl. Oder doch in meinem Zimmer auf dem Sofa.

Aber hinter der Bühne passieren all die Kleinigkeiten, die dafür sorgen, dass der Laden läuft. Aber ja, das alles ist die Einleitung um zu sagen: Ich bin die neue Sekretärin vom Chef.

Die, die dafür sorgt, dass alles in seinen Kalender passt und er zu allem auftaucht. Die, die sich darum kümmert, dass in seinem Email-Postfach auch nichts verloren geht und er nicht einfach zu allem ja sagt.


Die ganze Organisation feiert es, endlich eine Deutsche zu haben, die Ordnung bringt. Was ihnen keiner gesagt hat: Ich bin nicht diese Art von Deutsche. Die erste Woche habe ich damit verbracht erstmal alles zu googeln. Wie man Emails beschriftet und sortiert, Filter erstellt … Die zweite Woche habe ich immer noch Google Kalender Einträge falsch erstellt. Die dritte Woche habe ich die verschiedensten To-Do Listen Systeme entwickelt, damit ich auch ja nichts vergesse (Sachen vergessen ist meine wahre Stärke). In der vierten Woche habe ich dann den ersten Termin verduselt, in der fünften Woche technisches Chaos in Gmail angerichtet. Mein Chef nimmt das alles unglaublich locker - wofür ich ziemlich dankbar bin!

Mittlerweile habe ich den Dreh raus - glaube ich zumindest. Nachdem ich aus vielen Fehlern gelernt habe, was wie nicht funktioniert und nach viel Ausprobieren ausgetüftelt habe, wie ich mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel Ordnung herstelle. Oder möglichst wenig Dinge vergesse.


Ich gebe mir Mühe, meine verwaltungstechnischen Tätigkeiten so effizient wie möglich zu gestalten, damit ich möglichst viel Zeit für anderes habe und mich gleichzeitig daran zu erinnern, dass auch die administrative Arbeit wertvoll ist. Dank mir kommen Doktoranden an Interviewtermine für ihre Doktorarbeit, wichtige Gespräche finden statt, weil sie jemand auf dem Schirm hat und der Chef kann all die Dinge machen, zu denen ihn Gott berufen hat.

Und Lernen kann man immer viel: Was man hinter der Bühne alles mitbekommt! Wie wird mit Problemen umgegangen? Was wird im Leitungsteam diskutiert? Was denkt sich der Chef bei seinen Entscheidungen eigentlich? Was für Auswirkungen haben Beziehungsdynamiken und kulturelle Eigenheiten auf Entscheidungsfindungsprozesse? Wenn ich schon in Besprechungen als Protokollantin dabei sein muss, habe ich beschlossen, beim Beobachten meine eigene Art von Spaß zu haben :)


Fun Fact zum Abschluss: "Wichtig" und "Dringend" sind rein kulturell definiert und bedeuten definitiv nicht das, was ich denke dass sie tun. Und meinen Chef wörtlich zu nehmen, ist auch nicht immer hilfreich. Der Zeitrahmen und die Art und Weise, wie man auf Emails antwortet sind auch rein kulturelle Ermessenssache.

Ich lerne also gerade nicht nur, eine Sekretärin zu sein - sondern noch dazu eine amerikanische.



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